As comunicações ao SEF do sistema de gestão Ynnov permitem-lhe poupar muito tempo e trabalho no cumprimento das suas obrigações legais. Como a Ynnov tem conectividade com os servidores do SEF, a maioria do processo pode ser feito de forma automatizada.
Esclareça, nas FAQs abaixo, as suas principais dúvidas.
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Passo 1 - Preenchimento Existem duas formas de fazer o preenchimento dos dados do SEF na plataforma da Ynnov:
Passo 2 - Envio Após este processo estar concluído, independentemente do método de preenchimento que usou, o boletim de alojamento está pronto para envio e o resto do processo é feito de forma automática pela plataforma Ynnov. No dia a seguir à data do check-in, a plataforma identifica todos os registos que já estão validados e que ainda não foram enviados e envia-os automaticamente nesse momento para os servidores do SEF. Quando recebermos o ok por parte do SEF de que está tudo conforme, o software assinala os registos como comunicados (bandeira verde). |
Independentemente do método de preenchimento utilizado, se posteriormente ao envio vier a haver alterações, o boletim será devidamente atualizado junto do SEF de forma automática. No caso de alterações à reserva:
Se precisar de alterar dados do hóspede: Na versão Web:
Na App:
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Os boletins do SEF têm algumas regras de preenchimento que devem ser cumpridas, de forma a que não sejam devolvidos erros na comunicação dos mesmos. A saber:
Se o SEF detetar algum erro de preenchimento, como os que referimos acima, irá enviar-lhe uma comunicação a notificá-lo, para o endereço de email que inseriu quando fez o seu registo no portal SIBA. Terá então de fazer a correção dos dados seguindo os passos descritos na FAQ 8. |
Bandeira sem cor: Esta reserva ainda não tem registos associados de dados do SEF. Bandeira vermelha: Duas diferentes situações podem fazer com a bandeira esteja vermelha:
Bandeira laranja: Esta reserva tem registos devidamente preenchidos (e validados por si, caso tenham sido preenchidos pelo hóspede), que aguardam a data de envio automático por parte da plataforma Ynnov e/ou a resposta de confirmação do SEF de que está tudo ok e foi aceite. Bandeira verde: Os registos associados a esta reserva foram enviados e validados pelo SEF, portanto o processo de comunicação está encerrado. |
Quando preenche diretamente na plataforma os dados SEF de um hóspede ou valida o formulário de check-in online que ele submeteu, esse registo fica assinalado com a bandeira cor de laranja, o que significa que:
O envio dos boletins de alojamento para o SEF é feito no dia a seguir à data do check-in. Só após o registo ter sido enviado e o software ter recebido a confirmação do SEF que está tudo ok, é que a bandeira passa a estar assinalada a verde. Por essa razão, é normal que os registos que preenche/valida fiquem inicialmente como "Pendentes" (bandeira laranja), pois estão em fila de espera a aguardar pela data correta, para que o nosso sistema faça o envio automático. Registos pendentes há mais de 72 horas após a data do check-in: Se tiver algum registo que permaneça muito tempo como pendente/bandeira laranja (mais de 72 horas) após a data do check-in, provavelmente nesse caso haverá alguma irregularidade. Reporte a situação à nossa equipa de suporte pelo email help@ynnov.pt, com a identificação da reserva em causa, para que possamos averiguar o que se passa. Dois dos problemas que poderão levar a esta situação são:
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Para saber como criar um registo no SEF ou como alterar o seu registo atual para ser compatível com o envio dos boletins de alojamento de forma automática através da Ynnov, consulte o artigo Fazer/alterar o registo no SEF. |
A informação do boletim SEF não atualiza a ficha do cliente, pois tem de estar armazenada num local único e tem de ser encriptada de forma diferente, de maneira a que possa ser utilizada apenas pelo SEF. São regras impostas pelo SEF e RGPD. Contudo, na ficha da reserva, ocorrem quatro acrescentos:
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Sempre que receber uma comunicação de erro do SEF, poderá corrigir o boletim de uma forma simples e rápida. Para o fazer, basta:
Os dados da reserva serão automaticamente reenviados ao SEF. |
Para descartar um registo SEF, primeiro deverá identificar onde está o registo em causa. Se estiver no menu “SEF” > “Por verificar”:
Se estiver no menu “SEF” > “Comunicações”:
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Este processo terá de ser executado sempre pelo anfitrião, não pode ser efetuado pelos hóspedes. A reserva terá sempre a data total, mas é possível alterar nos dados a enviar ao SEF as datas de forma a baterem com as datas reais de check-in e/ou check-out para cada hóspede. Para o fazer, deverá:
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